Stapelweise Papier, Belege in der Schublade, PDFs irgendwo im E-Mail-Anhang – und am Monatsende die grosse Sucherei? Mit scanJUMP ist damit Schluss: Du scannst ein Dokument, schickst es per E-Mail an scanJUMP – den Rest erledigt die KI. Sie liest den Inhalt, benennt die Datei sinnvoll und legt sie automatisch im richtigen Ordner deiner Cloud ab. In dieser Anleitung richtest du scanJUMP in rund fünf Minuten komplett ein.
Gut zu wissen: scanJUMP ist aktuell als kostenlose Beta verfügbar. Du erreichst das Tool zurzeit noch unter pdfnamer.com – Bedienung und Funktionen sind identisch.
Was du brauchst
Bevor es losgeht – diese drei Dinge solltest du griffbereit haben:
- Einen Scanner oder ein Multifunktionsgerät mit der Funktion „Scan an E-Mail“.
- Ein Google-Drive-Konto für die automatische Ablage deiner Dokumente.
- Rund fünf Minuten Zeit – mehr ist es wirklich nicht.
Schritt 1: Kostenloses Konto anlegen
Öffne pdfnamer.com und klicke auf „Kostenlos starten“. Vergib eine E-Mail-Adresse und ein Passwort, bestätige die Nutzungsbedingungen und die Datenschutzerklärung – fertig ist dein Konto.
Das ist deine wichtigste Adresse: Direkt nach der Anmeldung erhältst du eine persönliche scanJUMP-E-Mail-Adresse. An genau diese Adresse schickt dein Scanner später die Dokumente. Du musst sie dir nicht merken – du findest sie jederzeit in deinem Dashboard wieder.
Schritt 2: Dateibenennung einrichten
Jetzt legst du fest, wie scanJUMP deine Dateien benennen soll. Das funktioniert über Bausteine: Du stellst dir den Dateinamen aus Elementen wie Datum, Dokumententyp, Absender oder Betrag zusammen.
- Bausteine wählen – zum Beispiel
Datum+Absender+Dokumententyp. - Trennzeichen festlegen – etwa Bindestrich oder Unterstrich zwischen den Bausteinen.
- Live-Vorschau prüfen – du siehst sofort, wie ein fertiger Dateiname aussieht.
Tipp – der KI Hinweise geben: Im Feld für KI-Hinweise hinterlegst du Sonderregeln. Zum Beispiel: Abkürzungen verwenden, einen Baustein weglassen, wenn die Information im PDF fehlt, oder den Betrag nur bei Rechnungen und Gutschriften übernehmen. So passt die Benennung exakt zu deinem Ablagesystem.
Schritt 3: Automatische Ablage mit Google Drive
Damit deine Dokumente nicht nur sauber benannt, sondern auch automatisch einsortiert werden, verbindest du scanJUMP mit Google Drive.
- Google-Konto auswählen Wähle dein Konto aus und bestätige die angefragten Rechte.
- Startordner festlegen Lege einen neuen Ordner an oder wähle einen bestehenden – ab hier legt scanJUMP alles ab.
- Bestehende Ordnerstruktur laden So kann die KI auf Ordner zugreifen, die du bereits angelegt hast, und Dokumente direkt dort einsortieren.
- Sortier-Regeln formulieren Sag der KI in einfachen Worten, wohin welches Dokument gehört.
Eine Sortier-Regel kannst du ganz natürlich formulieren, etwa so:
Rechnungen kommen in den Ordner „Rechnungen“, darin ein Unterordner mit dem Jahr und darin ein Unterordner mit dem Monat.
Reihenfolge ist entscheidend: Die KI arbeitet deine Regeln von oben nach unten ab. Übergeordnete Regeln gehören deshalb nach ganz oben. Wenn zum Beispiel alle Unterlagen zu einem Objekt im jeweiligen Objekt-Ordner landen sollen, schreibe diese Regel an die erste Stelle – dann wird sie zuerst angewendet.
Schritt 4: Scanner einrichten
Zum Schluss bringst du deinem Scanner bei, die Dokumente an scanJUMP zu schicken. Der genaue Weg unterscheidet sich je nach Hersteller, das Prinzip ist aber immer gleich: scannen und an eine E-Mail-Adresse senden.
Trage als Ziel deine persönliche scanJUMP-E-Mail-Adresse aus Schritt 1 ein. Viele Geräte erlauben es, dafür einen Shortcut auf dem Startbildschirm anzulegen – dann genügt künftig ein einziger Tipp zum Scannen und Versenden.
Tipp: Du musst nicht am Scanner stehen, um scanJUMP zu nutzen. Du kannst auch PDF-Anhänge aus deinem E-Mail-Postfach einfach an deine scanJUMP-Adresse weiterleiten – sie werden genauso verarbeitet.
Schritt 5: Fertig – die Postfach-Übersicht
Das war es schon! Nach der Scanner-Einrichtung ist scanJUMP startklar und du landest auf der Übersichtsseite deiner Postfächer. Ab jetzt gilt: scannen, kurz warten, fertig – jedes Dokument wird benannt, abgelegt und auf Wunsch zusätzlich per E-Mail zusammengefasst.
Postfächer clever nutzen
Auf der Übersichtsseite kannst du weitere Postfächer anlegen – praktisch, wenn du zum Beispiel mehrere Firmen oder Bereiche getrennt verwalten möchtest. Jedes Postfach hat eine eigene E-Mail-Adresse, sodass deine Post sauber getrennt bleibt.
Die wichtigsten Postfach-Einstellungen
| Einstellung | Wofür sie gut ist |
|---|---|
| Name des Postfachs | Jederzeit änderbar – zum Beispiel „Firma A“ oder „Privat“. |
| E-Mail-Weiterleitung | Jedes verarbeitete Dokument wird zusätzlich per E-Mail mit Anhang verschickt. Lässt sich deaktivieren oder an eine andere Adresse leiten. |
| Texterkennung (OCR) | Macht gescannte PDFs durchsuchbar. Unsere Empfehlung: eingeschaltet lassen. |
| Patch-T-Trennblatt | Beim Scannen mehrerer Dokumente am Stück: Trennblätter dazwischenlegen und diese Option aktivieren – die Aufteilung in einzelne PDFs wird so noch zuverlässiger. |
| Seiten automatisch drehen | Dreht falsch herum eingescannte Seiten automatisch in die richtige Lage. |
| Umbenennung an/aus | Schaltet die automatische Dateibenennung pro Postfach ein oder aus. |
Viele Dokumente auf einmal? Lege vor dem Scannen ein Patch-T-Trennblatt zwischen die einzelnen Dokumente und aktiviere die Option in den Postfach-Einstellungen. So erkennt scanJUMP zuverlässig, wo ein Dokument endet und das nächste beginnt.
Die Übersichtsseite im Blick
Auf der Übersichtsseite siehst du auf einen Blick, wie viele Postfächer du hast, wie viele E-Mails und Dokumente bereits verarbeitet wurden – und ob etwas fehlgeschlagen ist. Fehlgeschlagene Dokumente kannst du direkt im E-Mail-Eingang prüfen und erneut verarbeiten. So behältst du jederzeit die Kontrolle über deinen digitalen Posteingang.
Häufige Fragen
Wo finde ich meine scanJUMP-E-Mail-Adresse wieder?
Jederzeit in deinem Dashboard. Du musst sie dir also nicht notieren – sie steht immer oben in der Übersicht bereit.
Kann ich scanJUMP ohne Scanner ausprobieren?
Ja. Leite einfach eine E-Mail mit einem PDF-Anhang an deine scanJUMP-Adresse weiter. Der Anhang wird genauso benannt und abgelegt wie ein frisch gescanntes Dokument.
Was passiert, wenn ein Dokument nicht verarbeitet werden konnte?
Fehlgeschlagene Dokumente werden auf der Übersichtsseite ausgewiesen. Du kannst die betroffene E-Mail im Eingang prüfen und erneut verarbeiten lassen.
Kann ich mehrere Firmen oder Bereiche getrennt verwalten?
Ja. Lege dazu einfach mehrere Postfächer an. Jedes Postfach hat eine eigene E-Mail-Adresse und eigene Einstellungen.
Muss ich meine bestehende Ordnerstruktur neu anlegen?
Nein. Beim Einrichten der Google-Drive-Ablage kannst du deine vorhandene Ordnerstruktur laden. Die KI sortiert dann direkt in deine bereits bestehenden Ordner ein.
Was kostet scanJUMP?
scanJUMP ist derzeit als kostenlose Beta verfügbar und aktuell noch unter pdfnamer.com erreichbar.
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