„Unsere Akten bleiben im Haus.“ Das ist bei Hausverwaltungen, Kanzleien und Vereinen keine Nostalgie, sondern oft Vorgabe: Die Ablage liegt auf dem Server im Büro oder auf einem NAS, und dort soll sie bleiben. Automatische Benennung und Sortierung funktionieren trotzdem – ohne dass die Dokumente in einer Cloud-Ablage landen.
Wie das ohne Cloud geht
scanJUMP verarbeitet die Dokumente auf Servern in Deutschland – lesen, trennen, benennen, den Zielordner bestimmen. Die fertige Datei bringt dann der scanJUMP Connector auf deinen Rechner: ein kleines Programm für Mac und Windows, das auf einem Rechner im Büro läuft und die Dokumente in die Ordner schreibt, die du festgelegt hast. Es braucht keine Freigabe von außen, keine offenen Ports – der Connector holt die Dokumente ab.
Mehrere Laufwerke ohne gemeinsamen Oberordner
Typischer Fall: Drei Netzlaufwerke für Privat, Verein und Gewerbe, die nirgends unter einem gemeinsamen Ordner hängen. Cloud-Dienste können damit nichts anfangen, weil sie einen Startordner brauchen. Der Connector kennt stattdessen Ablageorte: Jedes Laufwerk wird einzeln eingetragen und bekommt einen Namen. Im Postfach wählst du dann Gerät → Ablageort → Unterordner, genau wie bei einer Cloud-Ablage.
- Connector laden und koppeln: Installieren und koppeln.
- Ablageorte anlegen: Ablageorte: PC, NAS und Netzlaufwerk. Netzwerkfreigaben lassen sich als Pfad eintragen.
- Im Postfach als Ziel „scanJUMP Connector“ wählen und den Ordner bestimmen. Die Ordnerregeln arbeiten mit dem Ordnerbaum, den der Connector hochlädt.
Ist ein Laufwerk gerade nicht verbunden – Notebook unterwegs, NAS aus – hält der Connector die Dokumente für diesen Ablageort zurück und liefert nach, sobald es wieder da ist. Die anderen Ablageorte laufen weiter. Im Verlauf des Postfachs steht, worauf gewartet wird.
Der Weg hinein: Eingangsordner statt E-Mail
Ohne Cloud heißt oft auch: ohne Scan-to-Mail. Viele Bürogeräte scannen stattdessen in einen Netzwerkordner. Der Connector legt für jedes Postfach einen Eingangsordner an („scanJUMP – Postfachname“). Zeigt der Scanner dorthin, wird jede Datei automatisch hochgeladen, verarbeitet und kommt fertig benannt auf das Laufwerk zurück. Verarbeitete Dateien werden aus dem Eingangsordner gelöscht – er ist ein Durchlaufposten, kein Archiv.
Lege in den Eingangsordner nur Kopien oder frische Scans. Das fertige Dokument liegt danach im Ablageort; das Original im Eingangsordner wird entfernt.
Was auf welchem Rechner läuft
Der Connector muss auf einem Rechner laufen, der die Laufwerke sieht – meist der Büro-PC, der ohnehin den ganzen Tag an ist, oder ein kleiner Rechner neben dem NAS. Er startet mit dem Benutzer und läuft im Hintergrund. Kopplung, Ablageorte und Eingangsordner bleiben auch nach einer Neuinstallation erhalten.
Was bei uns liegt und was nicht
Während der Verarbeitung liegt eine Zwischenkopie auf unseren Servern in Deutschland, bis der Connector das Dokument abgeholt hat – längstens 30 Tage, dann wird sie gelöscht. Danach existiert das Dokument nur noch bei dir. Details stehen in der Datenschutz-Übersicht.
Und der Bestand auf dem Server?
„Ordner aufräumen“ gibt es derzeit für Cloud-Ablagen und WebDAV/Nextcloud, nicht für Connector-Ordner – der Server sieht die Dateien auf deinem Laufwerk nicht. Wer den Bestand nachziehen will, kopiert einen Ordner in den Eingangsordner: Alles darin läuft durch und kommt sortiert zurück.