Die neue Ablage läuft, jeder neue Beleg landet richtig benannt im richtigen Ordner. Nur der alte Bestand liegt noch da: ein Ordner „Scans“, ein Ordner „Sortieren später“, ein Download-Ordner mit hunderten Dateien wie Scan_0342.pdf. Dieser Ratgeber zeigt, wie du ihn in einem Nachmittag abarbeitest – ohne jede Datei anzufassen.
Erst die Regel, dann der Lauf
Das Aufräumen nutzt die Regeln eines Postfachs: dieselbe Benennung, dieselbe Ordnerlogik wie für neue Dokumente. Deshalb lohnt es sich, die Regeln vorher an zwanzig frischen Belegen zu prüfen. Stimmen die Namen und Ordner dort, stimmen sie auch im Bestand. Was die Regeln enthalten sollten: Dateinamen-Schema und Ordner-Regeln.
So läuft das Aufräumen
- In den Postfach-Einstellungen unter dem Zielordner auf Ordner aufräumen … klicken.
- Den Bestandsordner wählen und festlegen: nur PDF oder alle Dateien, nur dieser Ordner oder auch Unterordner.
- Die Vorschau zeigt, wie viele Dateien und Seiten betroffen sind und wie viel Kontingent das braucht – noch passiert nichts, und die Vorschau kostet keine Seiten.
- Freigeben. Jede Datei läuft durch das Postfach wie ein neuer Scan: lesen, benennen, in den Zielordner legen. Das Original wandert in den Unterordner _Original (aufgeräumt). Gelöscht wird nichts.
Ein Lauf verarbeitet bis zu 500 Dateien. Größere Bestände in mehreren Läufen abarbeiten – zum Beispiel je Jahr. Die genaue Anleitung: Ordner aufräumen.
Was mit dem Kontingent passiert
Jede Seite im Bestand zählt wie eine neue Seite. Ein Ordner mit 800 Dokumenten zu je zwei Seiten braucht 1.600 Seiten. Im Paket Team sind 2.500 Seiten im Monat enthalten; wer mehr braucht, bucht Seiten nach oder verteilt den Bestand auf zwei Monate. Die Vorschau nennt die Zahl vorher – keine Überraschung.
Typische Stolpersteine
- Mehrere Dokumente in einer Datei. Alte Sammel-Scans ohne Trennblatt bleiben eine Datei. Wenn das Postfach die KI-Trennung eingeschaltet hat, wird sie versucht; zuverlässig ist ein neuer Scan mit Trennblättern.
- Bild-PDFs ohne Text. Kein Problem – die Texterkennung läuft für jede Datei. Nur bei sehr schlechten Scans greift der Bild-Rückfall, bei dem ein Seitenbild zur Benennung an die KI geht; das lässt sich im Postfach abschalten.
- Dateien, die nicht ins Schema passen. Fotos, Excel-Listen, Präsentationen: Mit „nur PDF“ bleiben sie unberührt.
Nach dem Lauf
Der Verlauf des Postfachs zeigt jede aufgeräumte Datei mit altem und neuem Namen und einem Link in die Ablage. Stichproben machen, Regel bei Bedarf nachschärfen, den nächsten Ordner starten. Der Unterordner mit den Originalen kann bleiben, bis du sicher bist – oder ins Archiv wandern.
Fang mit dem Ordner an, der am meisten nervt – meistens „Sortieren später“. Fünfzig Dateien als Testlauf, Ergebnis prüfen, dann den Rest.
Für wen das nicht geht
Aufräumen läuft für Google Drive, OneDrive, Dropbox und Nextcloud/WebDAV. Ordner, die nur über den Connector auf deinem Rechner liegen, sieht der Server nicht; dort kopierst du den Bestand stattdessen in den Eingangsordner.