Deine Ablage ist voller Dokumente von früher – uneinheitlich benannt, halb sortiert? „Ordner aufräumen“ wendet die Benennung und Sortierung eines Postfachs auf einen Ordner an, in dem schon Dokumente liegen. Erst Vorschau, dann Freigabe.
So geht es
- Postfach-Einstellungen öffnen. Unter dem Zielordner steht Ordner aufräumen …
- Ordner wählen – vorbelegt ist der Zielordner des Postfachs. Bei Bedarf „auch alle Unterordner“ einschalten.
- Vorschau erstellen. scanJUMP liest den Ordner und zählt die Seiten jeder Datei. Das kostet noch nichts, hier arbeitet keine KI.
- Die Vorschau zeigt alle Dateien mit Seitenzahl und einen Satz zum Kontingent: reicht es, oder wird ein Teil zurückgestellt. Dateien lassen sich abwählen.
- Aufräumen starten. Ab jetzt läuft es im Hintergrund; du siehst den Fortschritt und kannst nach der laufenden Datei anhalten.
Was mit den Dateien passiert
- Jede Datei läuft durch das Postfach wie ein neuer Eingang: Sie bekommt den Namen nach deinem Schema und landet per KI-Sortierung im passenden Ordner unter dem Zielordner. Im Verlauf steht „Aufräumen“ als Herkunft.
- Das Original wird nicht gelöscht. Es wandert in den Unterordner _Original (aufgeräumt) im gewählten Ordner, bei Unterordnern mit demselben Pfad darunter. Wenn alles passt, kannst du diesen Ordner selbst löschen.
- Die Seiten zählen gegen dein Kontingent – die Vorschau sagt dir vorher, wie viele.
Erst klein testen: Nimm für den ersten Lauf einen Ordner mit zwei oder drei Dokumenten und prüfe das Ergebnis, bevor du den ganzen Rechnungseingang aufräumst. Höchstens 500 Dateien je Lauf – größere Ordner in Etappen.
Was noch nicht geht
- Nur PDF-Dateien. Bilder und Word-Dateien folgen in einer späteren Stufe.
- Aufräumen gibt es für Google Drive, OneDrive, Dropbox und Nextcloud/WebDAV. Beim scanJUMP Connector sieht der Server keine Dateien – dort nicht.