Jeden Monat dieselbe Frage aus der Kanzlei: „Fehlen noch Belege?“ Und jeden Monat dieselbe Suche. Dabei will der Steuerberater nur drei Dinge: alle Belege, gut lesbar, mit erkennbarem Datum und Betrag – und das ohne Nachfragen. Dieser Ratgeber zeigt, was du heute schon automatisch erreichst, und ordnet ein, was eine DATEV-Anbindung zusätzlich bringt.
Was die Kanzlei wirklich braucht
- Vollständigkeit: Jede Eingangs- und Ausgangsrechnung des Monats, keine Doppelten.
- Lesbarkeit: PDF mit Text, nicht ein schiefes Handyfoto. Beträge, Datum und Absender müssen maschinell lesbar sein.
- Zuordnung: Aus dem Dateinamen sollte hervorgehen, was der Beleg ist – das spart in der Kanzlei die Sichtung.
- Pünktlichkeit: Am besten laufend, nicht als Stapel am 10. des Folgemonats.
Weg 1: Ein Ordner, den die Kanzlei sieht
Der einfachste Weg ist eine Ordnerfreigabe. Du legst in deiner Ablage einen Ordner Buchhaltung/2026/09 an und gibst der Kanzlei Lesezugriff auf Buchhaltung. scanJUMP legt jede Rechnung automatisch dort ab – benannt mit Datum, Absender und Betrag. Die Kanzlei holt sich die Belege, wann sie will, und sieht sofort, was neu ist.
Die Ablageregel dafür ist ein Satz: „Rechnungen und Gutschriften -> Buchhaltung/{JAHR}/{MONAT}“. Alles andere (Verträge, Bescheide, Schreiben) geht in die normale Ablage und belastet die Kanzlei nicht.
Viele Kanzleien arbeiten mit „DATEV Unternehmen online“ und können Belege aus einem Cloud-Ordner importieren. Frag deine Kanzlei, welcher Ordner-Dienst dort angebunden ist – Google Drive, OneDrive und Dropbox werden von scanJUMP direkt unterstützt.
Weg 2: Weiterleitung per E-Mail
Arbeitet die Kanzlei lieber mit einem Belegpostfach (viele DATEV-Kanzleien haben eine E-Mail-Adresse, an die Belege geschickt werden), stellst du im scanJUMP-Postfach eine Weiterleitung ein: Jedes verarbeitete Dokument geht zusätzlich als E-Mail mit Anhang an diese Adresse – bereits benannt und getrennt. Der Vorteil: Die Kanzlei bekommt jeden Beleg einzeln, sofort nach dem Scan.
Beides zusammen
Ein zweites Postfach nur für die Buchhaltung ist oft die sauberste Lösung: Eigene Scanner-Kurzwahl „Buchhaltung“, Ablage nach Monat, Weiterleitung an die Kanzlei. Private Post und Objektkorrespondenz laufen über das andere Postfach und tauchen bei der Kanzlei gar nicht erst auf. Wie mehrere Postfächer zusammenspielen, steht in Mehrere Postfächer nutzen.
Was die DATEV-Anbindung ändern wird
Für die Pakete Team und Büro ist eine DATEV-Übergabe als Zusatzbaustein geplant. Sie überträgt Belege samt erkannter Daten (Datum, Betrag, Absender, Rechnungsnummer) direkt in die DATEV-Belegverwaltung, sodass die Kanzlei nicht mehr abtippt. Bis dahin sind Ordnerfreigabe und Weiterleitung der Weg – und sie bleiben auch danach für Kanzleien ohne DATEV.
scanJUMP erfasst, benennt und legt Belege ab. Die Aufbewahrung und die Anforderungen an ein Buchführungsarchiv erfüllst du in deiner eigenen Ablage bzw. in dem System, das deine Kanzlei dafür einsetzt.
Checkliste für den Monatswechsel
- Postfach „Buchhaltung“ mit Ablage nach Jahr/Monat und Weiterleitung an die Kanzlei.
- Scanner-Kurzwahl dafür am Gerät; Belege am Tag des Eingangs scannen.
- Am Monatsende den Ordner des Monats prüfen: Anzahl der Dateien gegen das Rechnungsbuch.
- Die Kanzlei sieht denselben Ordner – Nachfragen entfallen, weil der Dateiname Datum, Absender und Betrag nennt.