Mit der Google-Drive-Anbindung landet jeder Beleg automatisch im richtigen Ordner. Damit das zuverlässig klappt, kommt es auf klare Sortier-Regeln an. So formulierst du sie richtig – und das gilt genauso für OneDrive, Dropbox, Nextcloud/WebDAV und den scanJUMP Connector.
Konto verbinden
Wähle beim Einrichten der automatischen Ablage dein Google-Konto aus und bestätige die angefragten Rechte. Anschließend legst du einen Startordner fest – entweder einen neuen oder einen bereits bestehenden.
Bestehende Struktur laden: Wenn du schon eine Ordnerstruktur in Google Drive hast, lade sie ein. Die KI sortiert dann direkt in deine vorhandenen Ordner, statt neue anzulegen.
Sortier-Regeln formulieren
Du erklärst der KI in einfachen Worten, wohin welches Dokument gehört. Zum Beispiel:
Rechnungen kommen in den Ordner „Rechnungen“, darin ein Unterordner mit dem Jahr und darin ein Unterordner mit dem Monat.
Reihenfolge beachten: Die KI arbeitet die Regeln von oben nach unten ab. Übergeordnete Regeln – etwa „alle Unterlagen zu einem Objekt in den Objekt-Ordner“ – gehören nach ganz oben.
Regeln testen und anpassen
Scanne nach dem Einrichten ein, zwei Testdokumente und prüfe, ob sie richtig abgelegt wurden. Du kannst die Ablage-Regeln jederzeit nachschärfen oder ergänzen.