Wer Nebenkosten abrechnet, weiß: Die Arbeit ist nicht das Verteilen der Kosten. Die Arbeit ist, im Januar die Belege von Februar bis Dezember wiederzufinden – die Grundsteuer im E-Mail-Postfach, die Wasserrechnung im Papierordner, die Hausmeisterrechnung „irgendwo im Download-Ordner“. Dieser Ratgeber zeigt eine Ablage, mit der die Abrechnung aus einem einzigen Ordner entsteht.
Die Struktur: Objekt → Jahr → Kostenart
Für die Abrechnung brauchst du je Objekt und Abrechnungsjahr alle umlagefähigen Kosten, sortiert nach Kostenart. Genau das sollte die Ordnerstruktur abbilden:
Objekte/
MS12 Musterstraße 12/
2026/
Nebenkosten/
Grundsteuer/
Wasser-Abwasser/
Hausstrom/
Hausmeister/
Versicherung/
Müll/
Belege/ (alles Nicht-Umlagefähige: Reparaturen, Verwaltung)
Der Trick ist die Trennung „Nebenkosten“ gegen „Belege“: Was in Nebenkosten liegt, gehört in die Abrechnung. Was in Belege liegt, nicht. Diese Entscheidung fällt einmal beim Ablegen – nicht 200-mal im Januar.
Die Regel, die das automatisch macht
In scanJUMP schreibst du die Sortierung als Sätze in die Ablageregel des Postfachs. Für die Struktur oben zum Beispiel:
Regeln von oben nach unten – die erste passende gewinnt:
- Grundsteuerbescheide -> Objekte/{OBJEKT}/{JAHR}/Nebenkosten/Grundsteuer
- Wasser, Abwasser, Niederschlagswasser -> Objekte/{OBJEKT}/{JAHR}/Nebenkosten/Wasser-Abwasser
- Allgemeinstrom, Treppenhauslicht -> Objekte/{OBJEKT}/{JAHR}/Nebenkosten/Hausstrom
- Hausmeister, Reinigung, Winterdienst, Gartenpflege -> Objekte/{OBJEKT}/{JAHR}/Nebenkosten/Hausmeister
- Gebäude- und Haftpflichtversicherung -> Objekte/{OBJEKT}/{JAHR}/Nebenkosten/Versicherung
- Müllgebühren -> Objekte/{OBJEKT}/{JAHR}/Nebenkosten/Müll
- Reparaturen, Handwerker, Instandhaltung -> Objekte/{OBJEKT}/{JAHR}/Belege
Objektkürzel: MS12 = Musterstraße 12, BW3 = Beispielweg 3
Das Jahr nimmt die KI aus dem Abrechnungszeitraum des Belegs, nicht aus dem Scan-Datum. Eine Wasserrechnung vom Januar 2027 für das Jahr 2026 landet damit in 2026 – dort, wo sie in die Abrechnung gehört.
Schreibe die Kostenarten so, wie sie auf den Belegen stehen, nicht wie sie im Abrechnungsprogramm heißen. „Niederschlagswasser“ steht auf der Rechnung, „Entwässerung“ im Programm – die Regel muss den Beleg erkennen.
Der Dateiname: Betrag und Zeitraum sichtbar
Für die Abrechnung ist der Betrag das Wichtigste, danach der Zeitraum. Eine Benennungsregel für Nebenkostenbelege:
- Datum = Rechnungsdatum - Dokumentart: Rechnung, Bescheid, Abrechnung - Absender kurz, dann der Betrag mit Währung - Bei Zeiträumen den Zeitraum anhängen: "Zeitraum 2026"
Ergebnis: 2026-08-03 Rechnung Stadtwerke Musterstadt 163,77 EUR Zeitraum 07-2026.pdf. Im Januar öffnest du den Ordner „Nebenkosten“, siehst zwölf Stromrechnungen mit Beträgen im Namen und hast die Summe in einer Minute.
Was mit Beleg-Mischpost passiert
Die Post kommt nicht sortiert. Ein Stapel enthält die Wasserrechnung für MS12, eine Handwerkerrechnung für BW3 und einen Grundsteuerbescheid. Mit einem Trennblatt zwischen den Dokumenten wird der Stapel in einem Scan getrennt; jedes Dokument bekommt sein Objekt aus dem Inhalt (Adresse oder Kürzel auf der Rechnung) und geht in seinen Ordner. Du sortierst nichts vor.
Belegeinsicht und Nachfragen
Mieter dürfen die Belege einsehen. Mit einer Ablage nach Objekt und Kostenart ist das ein Ordner, den du freigeben oder ausdrucken kannst – kein Suchen in drei Systemen. Und wer einen Beleg anzweifelt, findet ihn über den Dateinamen: Absender, Betrag, Zeitraum.
Die Dokumente liegen dabei in deiner eigenen Ablage – Google Drive, OneDrive, Dropbox, Nextcloud oder auf dem Büroserver über den scanJUMP Connector. scanJUMP erfasst, benennt und legt ab; Aufbewahrung und Archiv bleiben bei dir.
Bestand nachziehen
Für die Belege des laufenden Jahres, die schon irgendwo liegen: Ordner aufräumen wendet die Regel auf einen bestehenden Ordner an – Vorschau zuerst, dann Lauf, Originale bleiben in einem Unterordner erhalten.