Fast jeder Scanner und Multifunktionsdrucker kann Dokumente per E-Mail verschicken. Aber „Scan to E-Mail“ ist nicht gleich „Scan to E-Mail“: Manche Geräte senden direkt, andere schicken jeden Scan erst über die Cloud des Herstellers. Für ein Büro, das Belege mit Adressen, Beträgen und Vertragsdaten verschickt, ist das kein Detail.
Zwei Wege, ein Knopf
Direkt per SMTP: Das Gerät bekommt die Zugangsdaten eines E-Mail-Kontos (Server, Port, Benutzer, Passwort) und versendet selbst – so wie ein Mailprogramm. Der Scan geht vom Gerät zum Mailserver zum Empfänger. Kein weiterer Beteiligter.
Über die Hersteller-Cloud: Das Gerät lädt den Scan zu einem Dienst des Herstellers hoch, der ihn dann per E-Mail weiterleitet. Dafür braucht es ein Konto beim Hersteller, das Gerät muss dort registriert sein, und jeder Scan macht einen Umweg über fremde Server – oft außerhalb der EU.
Warum der direkte Weg besser ist
- Datenschutz: Beim direkten Versand gibt es keinen zusätzlichen Auftragsverarbeiter, den du im Verzeichnis führen und mit dem du einen Vertrag schließen musst. Bei der Hersteller-Cloud schon – und die Verarbeitung findet oft nicht in Europa statt.
- Ausfallsicherheit: Stellt der Hersteller den Dienst ein oder ändert die Bedingungen, scannt das Gerät nicht mehr. Ein SMTP-Konto gehört dir.
- Kosten: Manche Hersteller-Clouds sind gratis, solange es dem Hersteller passt. Ein Mailkonto hast du ohnehin.
- Nachvollziehbarkeit: Jeder Versand steht im Postausgang deines Mailkontos.
Achte beim Gerätekauf auf die Funktion „Scan an E-Mail-Server“ oder „SMTP“. Geräte, die E-Mails nur über ein Hersteller-Konto senden können, erkennst du daran, dass die Einrichtung eine App und eine Registrierung verlangt statt einer Serveradresse.
So richtest du den direkten Versand ein
- Zugangsdaten des E-Mail-Kontos bereitlegen, das der Scanner nutzen soll – am besten ein eigenes Konto wie scanner@deine-firma.de, damit das Passwort nicht das deines Postfachs ist. Du brauchst Server, Port (meist 587), Benutzername, Passwort.
- Gerät ins Netzwerk bringen und im Browser seine IP-Adresse öffnen. Unter „Scannen an E-Mail-Server“ (je nach Hersteller „E-Mail-Versand“ oder „SMTP“) die Daten eintragen und einen Testversand machen.
- Die Zieladresse als Kurzwahl oder Favorit speichern. Bei scanJUMP ist das die Adresse deines Postfachs, sie endet auf @cl.scanjump.de.
- Einen Stapel scannen und prüfen, ob alles ankommt. Große Stapel: Auflösung auf 200–300 dpi und Duplex, damit die Datei unter der Größengrenze des Mailservers bleibt.
Viele Geräte erlauben mehrere Kurzwahlen. Lege je Postfach eine an – „Belege WEG“, „Belege Miet“, „Privat“ – dann ist die Trennung schon am Gerät erledigt.
Wenn das Gerät keinen direkten Versand kann
Dann gibt es zwei Auswege ohne Hersteller-Cloud: Das Gerät scannt in einen Netzwerkordner („Scan to Folder“), und ein kleines Programm auf einem Rechner im Büro – bei scanJUMP der Connector mit seinem Eingangsordner – lädt die Dateien hoch. Oder du lädst die PDFs direkt im Browser hoch. Beides läuft durch dieselbe Verarbeitung wie eine E-Mail.
Geräteempfehlung
Die Brother-ADS-Reihe (etwa ADS-1800W und ADS-4700W) sendet direkt per SMTP; die Einrichtung steht Schritt für Schritt in dieser Anleitung. Die ScanSnap-Reihe von Ricoh ist mechanisch ausgezeichnet, sendet E-Mails aber nur über das ScanSnap-Cloud-Konto – so funktioniert es trotzdem. Die allgemeine Anleitung für jedes Gerät: Scan-to-Mail in 5 Minuten.